Excel Essencial para o Trabalho

Passo a passo

1. Abra o Excel e pressione Ctrl+O para criar uma nova pasta de trabalho em branco. (No Excel em inglês, o atalho é Ctrl+N.) Se preferir, abra o arquivo de apoio na aba “Construa do zero”; se aparecer a faixa amarela de Modo de Exibição Protegido, clique em Habilitar Edição.
2. Renomeie a primeira planilha para Lançamentos.
3. Na linha 1, escreva: Data, Descrição, Categoria, Forma de pagamento e Valor. Use Tab para passar de uma célula à próxima e Enter ao terminar a linha.
4. Da linha 2 à linha 9, digite os 8 lançamentos da tabela abaixo. Em Valor, digite só o número (62,5, e não “62,5 reais”).
5. Confira cada linha com a tabela: você deve ter 9 linhas preenchidas, de A1 até E9.
6. Pressione Ctrl+B para salvar (no Excel em inglês, Ctrl+S) com o nome Controle de despesas - seu nome.

Os 8 lançamentos

Colunas: A Data · B Descrição · C Categoria · D Forma de pagamento · E Valor. A linha 1 guarda os cabeçalhos.

A Caixa de Nome fica à esquerda da Barra de Fórmulas. Clique nela, digite H12 e pressione Enter. O Excel levará a seleção para essa célula. Para voltar ao início da planilha, pressione Ctrl+Home (no celular, use a Caixa de Nome). Você também pode informar um intervalo, como A1:E9, para selecioná-lo inteiro de uma vez.

1. Crie uma nova pasta de trabalho e renomeie a primeira aba para Lançamentos.
2. Na linha 1, crie os cabeçalhos Data, Descrição, Categoria, Forma de pagamento e Valor.
3. Registre os 8 lançamentos da tabela da página anterior, um por linha e um dado por célula.
4. Selecione o intervalo A1:E9 e diga quantas células ele tem (5 colunas × 9 linhas).
5. Selecione uma coluna inteira pelo cabeçalho e depois uma linha inteira pelo número. Observe a diferença.
6. Use a Caixa de Nome para ir até H12, escreva ok nessa célula e volte ao início com Ctrl+Home.
7. Salve o arquivo com um nome claro, como Controle de despesas - seu nome.

É o seu controle de despesas. Os valores ficam na coluna E: Café da equipe em E2 (42), Combustível em E3 (180) e Estacionamento em E4 (24).

Já estão digitados nas colunas A, B e C. As colunas D, E e F ficam em branco: é onde você cria as fórmulas.

1. Clique em D2, digite =B2*C2 e pressione Enter. O resultado deve ser 25 (10 × 2,5).
2. Em E2, digite =D2*10% e pressione Enter. O resultado deve ser 2,5 (10% de 25).
3. Em F2, digite =D2-E2 e pressione Enter. O resultado deve ser 22,5 (25 menos 2,5).
4. Clique em D2 de novo e olhe a Barra de Fórmulas: ela mostra =B2*C2, enquanto a célula mostra 25. É assim que você confere o que cada célula faz.

Depois de criar a primeira fórmula, você não precisa digitá-la em cada linha. O Excel ajusta as referências linha a linha: ao descer uma linha, =B2*C2 vira =B3*C3. Há três jeitos:

1. Arrastar a alça: selecione a célula (ou as células) com a fórmula, posicione o ponteiro no quadradinho do canto inferior direito da seleção e arraste até a última linha.
2. Dois cliques na alça: quando há dados preenchidos na coluna ao lado, o Excel preenche até onde esses dados terminam.
3. Copiar e colar: selecione a célula, pressione Ctrl+C, selecione as células de baixo e pressione Ctrl+V.

Como conferir: clique na célula da linha de baixo. A fórmula deve apontar para a própria linha (=B3*C3 em D3). Se continuar apontando para a linha anterior, desfaça com Ctrl+Z e refaça.

1. Selecione D2:F2, as três fórmulas da linha 2.
2. Arraste a alça (canto inferior direito da seleção) até a linha 4.
3. Clique em D3 e confira na Barra de Fórmulas: =B3*C3. Em D4 deve estar =B4*C4.
4. Confira de cabeça a linha 4 (Mochila): 1 × 120 = 120; 10% de 120 = 12; 120 - 12 = 108.

Compare só depois de tentar sozinho. Os resultados aparecem como o Excel mostra, antes de qualquer formatação.

Colunas A, B e C. As colunas D, E e F você preenche com fórmulas.

1. Abra uma pasta de trabalho em branco: Ctrl+O no Excel em português (Ctrl+N no inglês).
2. Na linha 1, escreva os seis cabeçalhos: Produto, Quantidade, Preço unitário, Subtotal, Desconto e Total.
3. Nas linhas 2 a 4, digite os três produtos nas colunas A, B e C, como na tabela acima. Em Preço unitário, só o número (2,5).
4. Na linha 2, crie as três fórmulas: =B2*C2 em D2, =D2*10% em E2 e =D2-E2 em F2.
5. Selecione D2:F2 e arraste a alça até a linha 4 (ou dê dois cliques na alça).
6. Em H1, escreva Mochila +5%. Em H2, calcule o Total da Mochila com 5% a mais: =F4*105%. O resultado é 113,4.
7. Teste a planilha viva: troque a Quantidade da Caneta (B2) de 10 para 20. Subtotal, Desconto e Total da linha 2 mudam sozinhos (50, 5 e 45). Depois volte B2 para 10.
8. Salve com Ctrl+B no Excel em português (Ctrl+S no inglês), com o nome Controle de compras - seu nome.

Compare só depois de tentar sozinho. Os resultados aparecem como o Excel mostra, antes de qualquer formatação.

Uma função começa com =, recebe um nome e informa quais células devem ser analisadas entre parênteses. Em =SOMA(E2:E9), o trecho E2:E9 é o intervalo: começa em B2 e termina em B6.

Lembrete da página anterior: a função é a pergunta e o intervalo diz onde olhar. Aqui o intervalo é E2:E9, a coluna Valor do seu controle. Confira os valores abaixo antes de montar o resumo.

Seu controle de despesas: os valores estão na coluna E

Os 8 valores (42, 180, 24, 62,5, 38, 45, 36 e 27,5) ficam em E2:E9. O cabeçalho “Valor” está em E1 e não entra na conta.

1. Abra o seu controle de despesas (A1:E9 da Aula 1) ou o arquivo de apoio, na aba “Construa do zero”.
2. Em G1 digite Pergunta e, em H1, Resposta. De G2 a G6, digite um rótulo por célula: Total, Média, Maior, Menor e Quantidade.
3. Clique em H2, digite =SOMA(, arraste o mouse de E2 até E9 e feche o parêntese: =SOMA(E2:E9). Pressione Enter. Deve aparecer 455.
4. Em H3, digite =MÉDIA(E2:E9). Resultado: 56,875.
5. Em H4, digite =MÁXIMO(E2:E9). Resultado: 180.
6. Em H5, digite =MÍNIMO(E2:E9). Resultado: 24.
7. Em H6, digite =CONT.NÚM(E2:E9) (ao digitar =CONT, escolha CONT.NÚM na lista de sugestões). Resultado: 8.
8. Compare o seu resumo com a tabela “Resultados esperados” do próximo passo.

Comece pela pergunta, não pelo nome da função: ela diz qual função usar.

A função não adivinha o intervalo. Se você registrar um novo lançamento na linha 10, uma fórmula com E2:E9 não o inclui sozinha: confira sempre a primeira e a última célula do intervalo e atualize quando a lista crescer.

1. Em J2, digite =SOMA(E2:E8) e pressione Enter. Leia o resultado: 427,5.
2. Em J3, digite =SOMA(E2:E9). Resultado: 455.
3. Compare as duas: qual valor ficou fora da primeira fórmula? (O Lanche, 27,5, da linha 9.)
4. Selecione J2:J3 e pressione Delete para apagar o teste e deixar o controle limpo.

Eles estão nas linhas 6 a 9 da coluna Valor: o intervalo do desafio é E6:E9.

1. No seu controle, deixe o resumo de G1:H6 como está.
2. Em G8 digite Pergunta (linhas 6 a 9) e, em H8, Resposta. De G9 a G13, digite os rótulos: Total, Média, Maior, Menor e Quantidade.
3. De H9 a H13, escreva as cinco funções, agora só sobre E6:E9. Use a tabela “Escolha a função pela pergunta” da página anterior, sem copiar fórmulas prontas.
4. Confira: Total 146,5, Média 36,625, Maior 45, Menor 27,5 e Quantidade 4.
5. Compare com o resumo geral: por que o Maior daqui é 45 e não 180? (O 180 está na linha 3, fora de E6:E9.)

1. Salve uma cópia antes de formatar: Arquivo > Salvar como, com o nome Controle de despesas - formatado - seu nome. O original continua intacto.
2. Cabeçalho: selecione A1:E1 e aplique negrito (botão N), um preenchimento escuro e a cor de fonte branca. Alinhe E1 (“Valor”) à direita, sobre os números.
3. Moeda: selecione E2:E9 e, em Página Inicial > grupo Número, escolha o formato Moeda. O 62,5 passa a aparecer como R$ 62,50.
4. Datas: selecione A2:A9 e escolha, na mesma lista, Data Abreviada. Todas as datas passam a aparecer como dd/mm/aaaa, mesmo as que estavam em padrões diferentes.
5. Larguras: dê dois cliques na linha entre as letras D e E, no topo das colunas: a coluna D passa a mostrar “Forma de pagamento” por inteiro. Se preferir manter a coluna estreita, selecione D1 e use Quebrar Texto Automaticamente.
6. Bordas: selecione A1:E9 e aplique Todas as Bordas (Página Inicial > grupo Fonte > Bordas).
7. Conferência: clique em E5. A célula mostra R$ 62,50, mas a Barra de Fórmulas mostra 62,5: o valor continua sendo um número. Confira também se nenhuma palavra ficou cortada.

1. Formate A1:E1 como cabeçalho: negrito (botão N), preenchimento escuro e fonte branca.
2. Aplique Moeda em E2:E9 e confira em E5 que a Barra de Fórmulas continua mostrando 62,5.
3. Deixe A2:A9 em um único padrão de data (Data Abreviada).
4. Ajuste a coluna D para mostrar “Forma de pagamento” por inteiro (dois cliques na borda da coluna ou Quebrar Texto Automaticamente).
5. Aplique Todas as Bordas em A1:E9.
6. Destaque em amarelo suave as linhas pagas em Dinheiro (linhas 4 e 9, de A até E). O critério é a forma de pagamento: sem critério, cor vira enfeite.
7. Revise na visualização de impressão (Arquivo > Imprimir): nenhuma coluna deve ficar cortada.

1. Abra o seu controle de despesas da Aula 1 (ou o arquivo de apoio, aba “Dados”) e salve uma cópia com o nome Controle de despesas - Aula 6.
2. Clique em qualquer célula da tabela e vá em Dados > Filtro. Os cinco cabeçalhos ganham um botão ▾.
3. Clique no ▾ de Categoria, deixe marcado só Alimentação e confirme em OK. Ficam 4 lançamentos visíveis; os números das linhas 3, 4, 5 e 8 somem da lateral, mas os dados continuam lá.
4. Limpe o filtro (no ▾ de Categoria, Limpar Filtro). Voltam as 8 linhas.
5. Clique no ▾ de Valor e escolha Classificar do Maior para o Menor. Combustível (180) sobe para a primeira linha e cada lançamento leva junto sua data, categoria e forma de pagamento.
6. Selecione C2:C9 e vá em Dados > Validação de Dados. Em Permitir, escolha Lista; em Fonte, digite Alimentação;Transporte;Saúde e confirme.
7. Teste: clique em C2, digite Material e pressione Enter. O Excel recusa e mostra um aviso. Clique em Cancelar: o conteúdo de C2 continua como estava.

Se você selecionar apenas a coluna Valor e ordenar, o Excel pode avisar que há dados ao lado (o aviso de classificação). Escolha Expandir a seleção: assim cada linha anda inteira. Se ordenar só uma coluna, os valores trocam de lugar e o Combustível ficaria com o valor de outro lançamento. Desfaça com Ctrl+Z logo que perceber.

Com o filtro em Alimentação, 4 linhas ficam ocultas, e a tabela parece ter perdido lançamentos. Os dados estão todos lá. Antes de entregar ou somar, limpe o filtro e confira as 8 linhas.

A validação controla o que for digitado depois que ela foi criada. Se já existir uma categoria escrita errada numa célula, ela continua lá até você corrigi-la.

1. Abra o controle de despesas (A1:E9, 8 lançamentos). Se preferir, use o arquivo de apoio, aba “Dados”.
2. Ative o filtro (Dados > Filtro) e ordene Valor do maior para o menor. Confira: Combustível (180) no topo e Estacionamento (24) no fim, cada um com sua data, categoria e forma de pagamento.
3. Selecione C2:C9 e crie a validação de lista Alimentação;Transporte;Saúde.
4. Teste a validação: digite Material em C2, veja o aviso e clique em Cancelar.
5. Filtre Categoria para mostrar só Alimentação. Some de cabeça os 4 valores visíveis: 45 + 42 + 38 + 27,5 = 152,5.
6. Limpe o filtro e confirme que as 8 linhas voltaram.

Exemplo do gráfico pronto

Transporte foi a categoria que mais gastou em março

Cada barra vem de um resumo por categoria: Alimentação 152,5, Transporte 240 e Saúde 62,5. Somados, dão 455, o mesmo total da sua tabela. Repare em três coisas: o título já responde à pergunta, cada categoria aparece uma única vez e não existe uma barra de total geral. Valores em reais (R$).

Seu ponto de partida

O controle de despesas da Aula 1, de A1 até E9. As linhas de cada categoria estão na coluna C.

1. Abra o arquivo de apoio na aba “Construa do zero”: as linhas estão na ordem original do controle, e os endereços abaixo dependem dessa ordem. Se for usar o seu próprio controle, ele precisa estar como na Aula 1, sem a ordenação nem o filtro da Aula 6.
2. Em G1 digite Categoria e em H1 digite Total. Em G2, G3 e G4 digite Alimentação, Transporte e Saúde.
3. Em H2, some os gastos de Alimentação, que estão nas linhas 2, 6, 7 e 9: =E2+E6+E7+E9. O resultado esperado é 152,5.
4. Em H3, some os de Transporte (linhas 3, 4 e 8): =E3+E4+E8, que dá 240. Em H4, o de Saúde (linha 5): =E5, que dá 62,5.
5. Confira: 152,5 + 240 + 62,5 = 455, o mesmo total da coluna Valor (E2:E9).
6. Selecione G1:H4 (rótulos e totais, sem total geral). Na guia Inserir, no grupo Gráficos, abra Inserir Gráfico de Colunas ou de Barras e escolha Coluna Agrupada.
7. Clique no título do gráfico e digite: Transporte foi a categoria que mais gastou em março.
8. Teste a ligação: troque o valor de E3 de 180 para 20. H3 e a barra de Transporte diminuem sozinhas, e Alimentação passa a liderar. Depois digite 180 de volta.
9. Explique em uma frase o que o gráfico mostra.

Como o resumo deve ficar

Colunas G e H, com fórmulas que apontam para a coluna Valor. O gráfico deve ser parecido com o da página anterior.

Categoria que gastou mais: é uma comparação, então colunas. Mês a mês: é evolução no tempo, então linhas. Participação de cada forma de pagamento: é “quanto cada parte representa do total”, então pizza. Cartão, Pix e Dinheiro lado a lado: é comparação de valores, então colunas.

1. Use o mesmo controle (A1:E9), na ordem original e sem filtro (o arquivo de apoio desta aula serve). Em J1 digite Forma de pagamento e em K1 digite Total. Em J2, J3 e J4 digite Cartão, Pix e Dinheiro.
2. Veja na coluna D em quais linhas aparece cada forma: Cartão nas linhas 2, 5 e 7; Pix nas 3, 6 e 8; Dinheiro nas 4 e 9.
3. Em K2, K3 e K4, some com referências os valores da coluna E dessas linhas. Exemplo do formato: =E2+E3. Não digite números no lugar das referências.
4. Confira: os três totais devem somar 455, o mesmo total da coluna Valor (E2:E9).
5. Selecione J1:K4, insira uma Coluna Agrupada (guia Inserir > Gráficos) e dê ao gráfico um título que responda à pergunta.
6. Escreva uma conclusão curta, em uma frase, baseada no gráfico.
7. Extra, se quiser: com o gráfico selecionado, clique com o botão direito, escolha Alterar Tipo de Gráfico e experimente Pizza. A tabela é a mesma; muda a pergunta que o gráfico responde bem.

Seu ponto de partida

É a mesma tabela das aulas anteriores: cinco colunas, de A a E, e 8 lançamentos, da linha 2 à linha 9. Isso dá 45 células em A1:E9. Se você montou e corrigiu o seu controle, ele já está pronto. Se não, o arquivo de apoio da página Entrega final traz a tabela pronta.

As três perguntas do controle

• Quanto foi gasto no total?
• Onde está a maior concentração de gastos?
• Qual lançamento merece atenção?

Ao final da aula, o seu controle responde às três com números e com um gráfico. As respostas aparecem na página Entrega final, depois que você construir.

Cada pergunta, um recurso que você já conhece

• Quanto foi gasto no total? → função SOMA.
• Qual foi o maior gasto? → função MÁXIMO.
• Quantos lançamentos existem? → função CONT.NÚM.
• Ver só os gastos de Transporte, sem apagar nada? → Filtro.
• Aceitar só categorias válidas? → Validação de dados.
• Comparar as categorias lado a lado? → gráfico de colunas.

1. Lista. A1:E9 com os 8 lançamentos da tabela do desafio, um dado por célula. Confira: 45 células preenchidas e todos os valores como número (62,5, e não “62,5 reais”).
2. Funções. Em G1:H6, monte o resumo: G1 = Resumo; G2 a G6 = Total, Média, Maior, Menor e Quantidade; H2 a H6 com SOMA, MÉDIA, MÁXIMO, MÍNIMO e CONT.NÚM sobre E2:E9. Confira: 455; 56,875; 180; 24; 8.
3. Formatação. Cabeçalho A1:E1 em negrito; moeda em E2:E9 e em H2:H5 (Quantidade é contagem: fica sem R$). Confira: E2 aparece como R$ 42,00, mas a Barra de Fórmulas ainda mostra 42; H3 aparece como R$ 56,88 e a Barra mostra 56,875.
4. Validação, ordenação e filtro. Em C2:C9, validação de lista com Alimentação, Transporte e Saúde. Selecione A1:E9 inteira e ordene Valor do maior para o menor. Depois filtre Categoria = Transporte e, em seguida, limpe o filtro. Confira: Combustível (180) na linha 2 e Estacionamento (24) na linha 9; com o filtro ligado, aparecem 3 linhas; os resultados de H2:H6 continuam iguais.
5. Resumo por categoria e gráfico. Em J1:K4, monte Categoria e Total: some, para cada categoria, as linhas da tabela (Aula 7). Faça um gráfico de colunas com título claro. Confira: Alimentação 152,5; Transporte 240; Saúde 62,5; as três somam 455, igual ao total em H2.
6. Revisão. Leia cada fórmula, confira os intervalos (E2:E9) e salve com uma versão de segurança. Use a lista de entrega da próxima página.

1. Lista: A1:E9 com os 8 lançamentos, 45 células, nenhum valor com texto junto do número.
2. Resumo com funções: H2 = SOMA(E2:E9) → 455; H3 = MÉDIA(E2:E9) → 56,875; H4 = MÁXIMO(E2:E9) → 180; H5 = MÍNIMO(E2:E9) → 24; H6 = CONT.NÚM(E2:E9) → 8. São fórmulas, não números digitados.
3. Formato: A1:E1 em negrito; E2:E9 e H2:H5 em moeda; H6 sem R$.
4. Validação: C2:C9 aceita só Alimentação, Transporte ou Saúde.
5. Ordenação: Valor do maior para o menor, com cada lançamento inteiro: Combustível (180) na linha 2 e Estacionamento (24) na linha 9.
6. Filtro: Categoria = Transporte mostra 3 linhas (Combustível, Táxi e Estacionamento); depois, o filtro é limpo e as 8 linhas voltam.
7. Resumo por categoria e gráfico: J1:K4 com Alimentação 152,5, Transporte 240 e Saúde 62,5, somando 455; gráfico de colunas com título claro e a fonte J2:K4.
8. Arquivo: salvo como “Controle de despesas - seu nome” e com uma cópia de segurança (“- v2”).

Gabarito: como o controle deve ficar

Use só para conferir, depois de tentar sozinho. Tabela depois da ordenação (A1:E9):

Resumo (G1:H6) e resumo por categoria (J1:K4), lado a lado:

1. No seu controle, troque o valor da Farmácia de 62,5 para 70.
2. Antes de olhar a tela, preveja: total (H2), média (H3), maior (H4), menor (H5), quantidade (H6) e a linha de Saúde no resumo por categoria.
3. Confira: H2 = 462,5; H3 = 57,8125 (com moeda aparece R$ 57,81); H4 = 180; H5 = 24; H6 = 8; Saúde = 70.
4. Desfaça com Ctrl+Z e confirme que tudo voltou: 455; 56,875; 180; 24; 8; Saúde 62,5.